SMART doelstellingen voor je aanbestedingsplannen
Ben je van plan om je in te schrijven op een aanbesteding? Zorg er dan voor dat je je doelstellingen in je plan van aanpak SMART formuleert. SMART-doelstellingen zijn een belangrijk onderdeel om een aanbesteding te kunnen winnen. Ze geven aan wat je wilt bereiken en hoe je dit gaat bereiken. Dit lijkt eenvoudig, maar in werkelijkheid blijkt dit aardig ingewikkeld te zijn. Bij House of Tenders weten we dat je plan glashelder moet zijn voor de opdrachtgever. De SMART methode speelt hierin een ontzettende belangrijke rol.
Wat zijn SMART doelen ook alweer?
SMART staat voor ‘Specifiek’, ‘Meetbaar’, ‘Acceptabel’, ‘Realistisch’, en ‘Tijdsgebonden’. Om SMART doelen te formuleren, moet je weten hoe de SMART-methode werkt:
Specifiek
Wat is het precies dat je met je plan wilt bereiken? Een specifieke doelstelling zorgt ervoor dat er geen misverstanden ontstaan over wat er gaat gebeuren en waarom. Als mensen je doelstellingen niet begrijpen of het er niet mee eens zijn, dan zullen ze er ook niet mee instemmen. In het geval van een aanbestedingsplan kan dit ertoe leiden dat je inschrijving wordt afgewezen.
Meetbaar
Hoe ga je meten of je doelstellingen al dan niet bereikt zijn? Je moet bij het schrijven van een actieplan altijd vooruit denken over hoe succes gemeten kan worden. Zo weet iedereen naar welk resultaat je werkt en is voor alle betrokken partijen duidelijk wat ze moeten doen.
Acceptabel
Heeft de opdracht daadwerkelijk meerwaarde voor je opdrachtgever en stakeholders? Vraag aan alle betrokkenen wat ze van je plan vinden en of het daadwerkelijk meerwaarde voor hun biedt. De visie van een opdrachtgever of stakeholder kan een heel ander perspectief bieden op je doelstellingen.
Realistisch
Je moet kunnen aantonen dat jouw plannen realistisch en haalbaar zijn. Dat doe je aan de hand van projecten en prestaties uit het verleden. Door de ervaringen uit het verleden is het ook gemakkelijker om te toetsen of je doelstellingen daadwerkelijk realistisch zijn.
Tijdsgebonden
Ben je er zeker van dat je plan tijdsgebonden is? Het is niet genoeg om alleen maar deadlines op te schrijven. Je moet ook kunnen laten zien dat je het project in verschillende fases opdeelt, zodat er een logische tijdlijn ontstaat.
Voorbeelden SMART doelen
Je kunt SMART doelen op verschillende manieren formuleren. Hier zijn twee voorbeelden van SMART doelen die op een eenvoudige manier zijn geformuleerd:
- SMART doel 1: Binnen twee jaar wil ik de omzet van mijn bedrijf met 50% verhogen. Om dit doel te bereiken, zal ik werken met een model dat mijn werknemers beloont wanneer ze de verkoopdoelstellingen halen die per kwartaal zijn vastgelegd.
- SMART doel 2: Over drie maanden wil ik dat de langetermijnschuld van mijn bedrijf niet meer dan €150,000 bedraagt. Om dit te bereiken, zal ik moeten bezuinigen op onnodige kosten en onze kasstroom aan het eind van elke maand moeten verbeteren. Alle kosten waarop we kunnen besparen zijn uitvoerig in kaart gebracht.
Wanneer zijn SMART doelen van belang?
Telkens als je plan geëvalueerd wordt, zal degene die het beoordeelt erop letten dat je doelstellingen realistisch en haalbaar moeten zijn. SMART doelstellingen zijn dus noodzakelijk in goed plan. De juiste formulering kan helpen om je SMART doelen aantrekkelijker te maken voor de opdrachtgever.
SMART formuleren bij aanbestedingen?
Bij aanbestedingen is het vooral belangrijk dat je goed omschrijft hoe je het project succesvol gaat afronden. Hoe wil je dit bereiken en wanneer heb je dit bereikt? Alle mogelijke risico’s die hieraan zijn verbonden moet je in kaart brengen. Vervolgens moet je uitleggen hoe je deze kunt beheren en oplossen. Door alle risico’s scherp in beeld te brengen, kun je laten zien dat deze verder geen invloed hebben in het behalen van de doelstellingen. Als je bij een aanbesteding je doelstellingen niet voldoende SMART formuleert, dan zal in veel gevallen je inschrijving afgewezen worden.
Technieken om een succesvolle offerte op te stellen
Het is belangrijk dat je eerst een doel voor ogen hebt, schrijf op wat je met je plan wilt bereiken. Zorg ervoor dat iedereen die het moet kunnen begrijpen het ook begrijpt en ermee instemt! Betrek ook alle belanghebbenden bij het formuleren van je doelstellingen. En kijk naar projecten die je in het verleden hebt afgerond. Wat ging hierin goed en wat zijn de verbeterpunten? Trek hier lering uit bij de volgende inschrijving op een aanbesteding. Een bureau als House of Tenders helpt je in dit proces en zorgt ervoor dat jouw plan van aanpak tot in de kleinste details klopt.
Duidelijke en beknopte doelstellingen
Duidelijke en beknopte doelstellingen maken het gemakkelijker om een plan van aanpak te beoordelen. Ook tijdens het project zal het eenvoudiger zijn om de voortgang vast te stellen en te meten. Als je vage doelen in je plan hebt staan, zal het moeilijk zijn om te beoordelen of de tot nu toe genomen stappen voldoende resultaat hebben opgeleverd. Het kunnen meten van de voortgang van een project is dus belangrijk voor alle betrokkenen.
SMART doelen formuleren bij aanbestedingen
Bij aanbestedingen worden je SMART doelen zorgvuldig beoordeeld. SMART doelen formuleren is dus belangrijk om tot een winnende inschrijving te komen. Met duidelijke doelen en deadlines mag er nooit verwarring kunnen ontstaan over de vraag of een project wel of geen kans van slagen heeft. Dit betekent dat alle betrokken partijen duidelijkheid moeten krijgen over alle deadlines, kosten en resultaten. Uiteindelijk zal hierdoor ook een succesvolle samenwerking tussen alle betrokken partijen ontstaan. Door alle belanghebbenden te vragen naar je plan, weet je vooraf of je doelstellingen haalbaar en realistisch zijn.
Hoe je de SMART methode in je bedrijf kunt gebruiken
De SMART methode kun je ook goed gebruiken voor het succesvol afronden van andere projecten binnen je bedrijf. Of het nu gaat om het opschrijven van duidelijke deadlines of het onderzoeken van risico’s, de juiste formulering kan het verschil maken!
Hoe weet ik of mijn plan geslaagd is?
Na de voltooiing van een groot project is een van de eerste vragen die gesteld worden “hoe is het gegaan?” Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden, moet je over concrete gegevens beschikken die laten zien wat goed ging en wat beter had gekund. Met duidelijke doelstellingen wordt het documenteren van de voortgang voor alle betrokkenen gemakkelijker. Een offerte waarin onduidelijke verwachtingen staan, zal ertoe leiden dat tijdens de uitvoering problemen ontstaan die negatieve gevolgen hebben op de uitkomst van het project.
Wat je met de SMART methode moet vermijden
Vermijd het gebruik van vage woorden in je plan. Kies in plaats daarvan voor duidelijke taal die ervoor zorgt dat iedereen op één lijn zit en dat duidelijk is wat er bereikt moet worden. Ook moet je duidelijk formuleren welke partijen voor uiteenlopende taken verantwoordelijk zijn.
Maak je doelen SMART en haalbaar
Je kunt je doelstellingen wel SMART formuleren, maar dit betekent niet dat ze ook automatisch haalbaar zijn. Je kunt bijvoorbeeld wel een deadline vastleggen, maar dan weet je nog steeds niet zeker of dit in de praktijk ook realistisch is. Dit is dan ook een grote valkuil en kan je in de problemen brengen tijdens de uitvoering van een project. Kijk daarom goed naar voorgaande projecten of schakel de expertise in van experts. Bij House of Tenders kunnen we dankzij onze ervaring SMART doelen formuleren die ook daadwerkelijk haalbaar zijn. Dit vergroot ook weer de kans om aanbestedingen in de toekomst te winnen.
Tips om een budget op te stellen dat je helpt je doelen sneller te bereiken
Stel een budget op dat realistisch en haalbaar is. Dit zal je helpen je doelen en streefcijfers sneller te bereiken. Probeer bij het opstellen van een budget de tijd in te schatten die nodig is om de toegewezen taken te voltooien. Dit is heel belangrijk, want vertraging betekent in de praktijk meestal dat je meer kosten hebt. Ook heeft dit weer een negatieve invloed op andere projecten die je uitvoert. Door in het aanbestedingsproces goed te onderzoeken hoeveel werk er gedaan moet worden, hoeveel tijd dit in beslag neemt en welke kosten hiermee gepaard gaan, kun je ervoor zorgen dat je daadwerkelijk binnen je budget blijft.
Maak een actieplan om je doelen te bereiken
Je kunt je doelen sneller bereiken door een actieplan te maken. Dit is een duidelijke lijst van alle stappen die nodig zijn om iedere mijlpaal, deadline en doel te bereiken die in het voorstel zijn omschreven. Door alles in kleine stapjes op te delen, kun je de tijd en middelen tijdens de uitvoering beter beheren! Bij House of Tenders weten we hoe we een helder actieplan moeten maken die doorslaggevend is in het aanbestedingsproces.
Beoordeel regelmatig de voortgang
Een van de belangrijkste stappen om succes te boeken, is regelmatig de vorderingen in de gaten te houden. Door controlepunten in te stellen kun je ervoor zorgen dat alles op schema blijft en dat je scherp blijft op eventuele problemen. Bij House of Tenders nemen we al dit soort aspecten mee tijdens het schrijven van het plan van aanpak. Hierdoor weet je zeker dat je in de praktijk alle doelen bereikt.
Structureer je plan tot een makkelijk leesbare tekst
Bij het schrijven van een voorstel is het belangrijk dat je je plan structureert in een gemakkelijk leesbare tekst. Zo kan de lezer van het document snel begrijpen wat er moet gebeuren en wanneer, zonder dat hij te veel details ziet. Door je plan in hanteerbare delen op te splitsen, zal de beoordelaar het prettiger vinden om je plan te lezen. Dit is dus een belangrijk aspect om rekening mee te houden voordat je het plan indient.
Blijf scherp op de gunningscriteria
Bij het maken van een aanbestedingsplan is het belangrijk dat je je blijft concentreren op de gunningscriteria. Hoe meer details je geeft over je doelen en hoe je ze wilt bereiken, hoe gemakkelijker het voor de opdrachtgever zal zijn om tussen verschillende voorstellen te kiezen! Door in alle stappen duidelijk te zijn hoe je de doelstelling of deadline gaat bereiken, kun je je kansen om een aanbesteding te winnen vergroten. Bij House of Tenders zijn we altijd scherp op de gunningcriteria tijdens het schrijven van een plan van aanpak.
Vraag om feedback
Vraag om feedback van anderen en controleer of zij de deadlines in je voorstel realistisch vinden. Door eerlijk tegen jezelf te zijn, kun je er zeker van zijn dat je met je actieplan de doelstellingen of deadlines ook werkelijk zal halen. Bij House of Tenders schakelen we bij het maken van een aanbestedingsplan vaak externe experts in, zodat alle doelen haalbaar en realistisch zijn.
Zorg ervoor dat alle doelstellingen relevant zijn voor de opdracht
Bij het opstellen van een actieplan is het heel belangrijk dat je ervoor zorgt dat alle doelstellingen bij de aanbesteding passen. Als er iets in je voorstel staat dat niet in de taakomschrijving of de gunningscriteria voorkomt, kan dit voor overbodige informatie zorgen. Ons advies is om te controleren of alles wat in je plan staat ook daadwerkelijk past binnen de parameters die met de opdrachtgever zijn overeengekomen.
Herzie je doelen
Herzie je doelen om de paar weken of maanden en bekijk of ze nog steeds voor je werken. Zo niet, stel ze bij en zorg dat ze passen bij wat er op dat moment speelt. Misschien moet je je aanpak bijstellen als je het gevoel hebt dat dit ten goede komt van het einddoel. Bij House of Tenders nemen we regelmatig de plannen met onze klanten door om er zeker van te zijn dat we samen op koers blijven.
Regelmatig controleren en opvolgen
Het is gemakkelijk dat kleine problemen onderweg de tijdlijn van een project kunnen verstoren. Door regelmatig op de hoogte te blijven van alle vorderingen, kun je eventuele problemen snel oplossen. Dit helpt je ook weer om je budget onder controle te houden. Ook in het formuleren van doelstellingen is het belangrijk om met deze aspecten rekening te houden.
Wil je jouw EMVI-plan of bidbook nog beter maken?
House of Tenders kan je helpen bij het schrijven van een duidelijk en gestructureerd plan. We zijn gespecialiseerd in het formuleren van SMART doelen en het schrijven van actieplannen. Hierdoor kunnen we je helpen om tot een winnende inschrijving te komen bij een aanbesteding. Wij zorgen ervoor dat je plan duidelijk, effectief, realistisch en haalbaar is.
Over House of Tenders
Bij House of Tenders hebben we alle kennis en expertise in huis om het verhaal van onze klanten perfect over te brengen bij hun opdrachtgevers. Veel bedrijven vertrouwen ons hun tenders toe om een inschrijving te kunnen winnen. We zijn gespecialiseerd in tekstschrijven en helpen je om de beste EMVI-plannen op te stellen. We zorgen er samen voor dat we alle belangrijke aspecten zoals het formuleren van SMART doelen in je plan opnemen. Door onze aanpak zorgen we dat je plan altijd in overeenkomst is met de gunningscriteria van de opdrachtgever.
Wil je ook ondersteuning bij de SMART methode?
We staan altijd klaar om je te helpen met de toepassing van de SMART methode. Bekijk onze website voor meer informatie of neem vrijblijvend contact met ons op.
