ClickCease

Een plan met de beste maatregelen wint niet altijd. Je wint als je plan het best aansluit bij de zorg van de opdrachtgever. Je moet dus overtuigen.

Hoe overtuig je?

Bij beoordelaars bestaan vaak twijfels over hoe realistisch het is dat je je maatregelen ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Ze willen daarom dat je je juridisch vastlegt door je maatregelen SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden) te omschrijven. Je kan extra zekerheid geven en de beoordelaar overtuigen door je maatregelen te borgen.

Wat is een borgingsmaatregel?

Een borgingsmaatregel is een maatregel die overkoepelend de zekerheid geeft dat bepaalde maatregelen voldoende zijn afgedekt. Zo hoeft een opdrachtgever tijdens de uitvoering van het project alleen te sturen op juiste en tijdige uitvoer van de borgingsmaatregelen. Zo hoeft hij dus niet alle maatregelen stuk voor stuk te checken. Je vermindert zo de twijfel dat je bepaalde beloften niet goed of tijdig nakomt. Belangrijk is dat je de resultaten van de borgingsmaatregel 1-op-1 deelt met je opdrachtgever. Hierdoor win je aan vertrouwen en vergroot je de kans om de aanbesteding te winnen.

Rapportages

Een opdrachtgever wil graag regie houden over het project, maar wil er zelf niet veel tijd aan kwijt zijn. Om de opdrachtgever zekerheid te geven en te ontzorgen is een periodieke rapportage een goed borgingsmiddel. Je kan bijvoorbeeld beloven dat je iedere week een memo stuurt met de status van je belangrijkste sleutelindicatoren (KPI’s). Zo kan je bijvoorbeeld rapporteren over de status van je planning, de status van het nemen van je beheersmaatregelen om risico’s te voorkomen, de klanttevredenheid of het aantal en aard van mogelijke klachten.

Je maakt je borgingsmaatregel nog sterker door je KPI’s te koppelen aan een norm. Je kan bijvoorbeeld voorstellen om binnen een week een verbetervoorstel in te dienen als je een bepaalde norm niet haalt. Zo treed je zelfsturend op, ontzorg je je opdrachtgever en blijft hij in regie. 

Jezelf een boete opleggen

Aanvullend aan de contractvoorwaarden kan je ook jezelf een boete opleggen. Je stelt bijvoorbeeld dat je bij te laat opleveren van het project de opdrachtgever 500 euro per dag betaalt. Hierdoor laat je zien dat je een door jou gemaakte belofte serieus neemt.

Audit

Door de inzet van een audit laat je bepaalde aspecten van je beloften checken. Een externe onafhankelijke audit overtuigt natuurlijk meer dan een interne audit. Het is raadzaam om een audit te laten uitvoeren op zaken waar je opdrachtgever aan twijfelt. Als de opdrachtgever je in het verleden heeft aangesproken op je klachtenmanagement geloven ze wellicht niet dat je het nu wél goed hebt geregeld. Een externe audit kan deze twijfel wegnemen.

EMVI-check

Je kan ook een audit laten uitvoeren op alle door jou gemaakte beloften uit je plan van aanpak. Een extern bureau controleert tijdens de uitvoering van het project enkele keren tof je al je beloften hebt waargemaakt. Hiervan wordt een rapportage gemaakt die wordt gedeeld met de opdrachtgever. Hierdoor is gelijk inzichtelijk welke maatregelen nog moeten worden genomen om tijdig aan de beloften te voldoen.

Je plan laten borgen? Wij helpen je graag een overtuigend plan schrijven, zodat je de volgende keer jouw concurrent verslaat. Zie hier voor onze diensten.