Hoe maak ik mijn EMVI-plan nóg beter?

Waarom reviewen?

Als je een plan van aanpak hebt geschreven en je deze nog beter wilt maken, dan helpt het om deze te laten reviewen. Natuurlijk moet het dan wel een goede review zijn. Omdat ik wisselende kwaliteit zie, deel ik graag hoe ik EMVI-plannen en bidbooks review.

Een goede review is goud waard. Ik ben ervan overtuigd dat een goede review een punt kan toevoegen aan je plan. Reviewen is dus belangrijk, want met kleine verschillen kan je een aanbesteding winnen.

Hoe reviewen

Zelf vind ik het altijd prettig om een review te ontvangen met details in de kantlijn en een memo met daarin de grootste verbeterpunten. Ik adviseer om per EMVI-criterium een cijfer te geven. Zo weet de planschrijver waar hij de meeste energie in moet steken om de aanbesteding te winnen. In de memo behandel ik altijd de volgende vijf punten.

1. Volg je de leidraad?

Het lijkt heel simpel, de leidraad volgen. Invullen wat er gevraagd wordt. Niet meer, niet minder. Ik merk dat schrijvers al gauw een andere kant op gaan als ze de leidraad niet iedere dag even scannen. Het is waardevol om regelmatig te controleren of wat jij opschrijft ook exact is wat er gevraagd wordt. Je hebt weinig ruimte, dus wat je opschrijft moet dat zijn wat de aanbestedende dienst verwacht.

Als reviewer kijk ik altijd naar twee dingen om te controleren of de leidraad is gevolgd.

• EMVI-criteria. Ik haal de eisen uit de EMVI-criteria en kijk per hoofdstuk of deze zijn ingevuld. Alles moet uiteraard verwerkt zijn. Dit is simpel en moet een planschrijver uiteraard ook zelf doen, maar is wel de belangrijkste check bij een review. Als je dingen mist, dan ga je namelijk sowieso geen 10 scoren…
• Sleutelwoorden. Ik haal de vijf belangrijkste sleutelwoorden uit de leidraad en zoek dan met ‘control + f’ hoe vaak deze woorden in het stuk staan. Een sleutelwoord moet uiteraard meerder keren in het stuk terugkomen. Zo weet je zeker dat je de essentie van de leidraad in je plan hebt verwerkt.

2. Is de structuur prettig?

Waarom is het belangrijk dat de structuur van je EMVI-plan prettig is? Beoordelaars van plannen hebben vaak een hoop bladzijden te lezen. Als ze jouw plan als laatst lezen, zijn ze wellicht al moe. Een prettig gestructureerd plan helpt ze om de informatie makkelijker te verwerken. In twee seconden kan je zien of de structuur van een plan prettig is. Waar ik op let:

• Opbouw van je plan. Een goed plan heeft een logisch opbouw en gaat van abstract (visie) naar concreet (maatregelen). Vaak zie ik dat maatregelen verstopt staan in een zin. Dit is zonde! Zo vallen ze niet op. Uiteindelijk wordt je toch afgerekend op je harde EMVI-beloften; op je maatregelen dus. Voorkom dit door al de maatregelen aan het eind van ieder hoofdstuk te plaatsen. Zo vallen ze op en is het voor de lezer gelijk helder wat jij hem biedt.
• Opsommingen. Bullets zijn mijn favoriet. Leest prettig toch?
• Vet. Maak maatregelen en belangrijke onderdelen van je plan vet. Zo benadruk je wat belangrijk is en blijft dit bij de lezer beter hangen.

3. Is je schrijfstijl prettig?

Kom je een wollige tekst tegen? Een tekst waarvan je in slaapt valt en waarvan je ook weinig begrijpt? Onderstaande tips maken van een wollige tekst een strak geschreven stuk.

• Korte alinea’s. Lange alinea’s sussen je in slaap. Houd je lezer daarom bij de les en maak korte alinea’s.
• Korte zinnen. Probeer komma’s zoveel mogelijk te voorkomen. Een lange zin kan je meestal opsplitsen. Zo houd je je lezer wakker.
• Opbouw maatregelen. Een goede maatregel heeft de volgende elementen:
  • Voordeel klant. Geef aan wat een klant aan je maatregel heeft. Een ezelsbruggetje is om het woord ‘zodat’ te gebruiken. Dan dwing je jezelf om het voordeel uit te leggen en verkoop je maatregel beter. Voorbeeld: wij zetten een kwaliteitsmanager in, zodat de kwaliteit is geborgd.
  • Resultaat. Geef aan wat het resultaat van de maatregel is. Dit is iets anders dan het voordeel voor de klant. Hiermee neem je de zorgen van de opdrachtgever weg. Voorbeeld: wij zetten een kwaliteitsmanager in, zodat de kwaliteit is geborgd. Resultaat: opdrachtgever weet zeker dat wij aan de gevraagde kwaliteit voldoen.
  • SMART. Een maatregel moet smart zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.

4. Is je plan SMART geschreven?

Tja, dit blijft lastig. Bijna iedereen die plannen voor aanbestedingen schrijft maakt weleens een belofte die niet helemaal smart is. Met dit ezelsbruggetje kan je checken of jouw maatregel een harde belofte is. Aanbestedende diensten hebben namelijk een hekel aan beloften waar een inschrijver later onderuit kan komen. Je maatregel moet dus juridisch hard zijn. Hoe doe je dat?

Bij een review check ik of het helder is wanneer een actie gedaan gaat worden. Als de eindtijd van een actie belangrijk is, dan moet er ook bijstaan wanneer de actie klaar is. Zo is een maatregel meetbaar en tijdsgebonden. Dat zijn de twee belangrijkste aspecten om een maatregel smart te krijgen.

Laten we de maatregel uit de vorige paragraaf smart maken. De maatregel is nu:

“Wij zetten een kwaliteitsmanager in, zodat de kwaliteit is geborgd. Resultaat: opdrachtgever weet zeker dat wij aan de gevraagde kwaliteit voldoen.”

Nu maken we de maatregel smart:

“Wij zetten vanaf een dag na gunning tot aan oplevering onze kwaliteitsmanager Jan Bergsma (0,4 fte) in, zodat de kwaliteit is geborgd. Resultaat: opdrachtgever weet zeker dat wij aan de gevraagde kwaliteit voldoen.”

Je geeft nu de zekerheid aan de opdrachtgever dat een gekwalificeerd iemand van begin tot eind bij het project betrokken is. Door een naam te noemen geef je extra zekerheid. Je kan Jan ook even nazoeken op LinkedIn. Weet je gelijk dat je een goede hebt.

Een ander voorbeeld van een maatregel:

“Direct na gunning bestellen wij onze materialen.”

Lijkt smart, is het niet. ‘Direct’ is namelijk niet tijdsgebonden. Hier kan je discussie over krijgen. De volgende maatregel is beter: “Binnen 24 uur na gunning kopen wij onze materialen in.” Nog beter is het om te beschrijven wat je dan precies in gaat kopen.

5. Is je plan overtuigend?

Waarmee kiest een opdrachtgever voor jou? Ik hoor vaak dat dit de unieke maatregelen zijn. Ik geloof hier niet in. De meeste maatregelen zijn in de markt wel bekend. En die ene fantastische maatregel die jij hebt, gaat die het verschil maken? Vaak niet.

Het gaat erom hoe je tot deze maatregel bent gekomen. Je analyse moet goed zijn, omdat je anders iets aanbiedt voor een niet bestaand of niet urgent probleem. Zorg dus dat je de op te lossen problemen van je klant helder hebt en benoem deze aan het begin van je stuk. Als je maatregelen hier dan logisch op aansluiten en je ze smart hebt opgeschreven, dan heb je een overtuigend verhaal.

Ook winnen? 

Wil je jouw EMVI-plan of bidbook nóg beter maken? Uiteraard helpen wij je graag. Neem contact op voor een heldere review door Arjan van Leest en verzeker je van een hoger cijfer.