Op maandag 4 februari begon mijn stage bij House of Tenders. In het weekend ervoor had ik mij goed ingelezen, zodat ik een beeld kreeg bij het bedrijf en hun activiteiten. Voor een student als ik was dat wel nodig: ik studeer Neerlandistiek (Ma). Daarvoor heb ik mijn bachelor Nederlandse Taal & Cultuur afgerond. Met andere woorden, ik ben een echte geesteswetenschapper met verstand van taalsystemen, culturele geschiedenis, identiteitsvorming, literatuur et cetera. Voordat ik bij House of Tenders ging solliciteren had ik nog nooit van een ‘tender’ of ‘aanbesteding’ gehoord! Toch wilde ik juist meer weten over de tenderwereld. Ik ben goed met taal en bij House of Tenders wordt veel schrijfwerk gedaan. In een compleet ander genre, dus daar lag een mooie uitdaging.
Tijdens mijn eerste dag maakte ik kennis met collega’s en eigenaar Arjan. Hij had ’s ochtends al een berichtje achterlaten op LinkedIn waarin hij mij welkom heette. Met Ilse en Christian heb ik als eerste om tafel gezeten, om mijn stagetraject te bespreken. Zij hadden al enkele taken voor mij op een rijtje gezet, daar kon ik vrij mijn mening over geven. Zo kwamen we gezamenlijk tot een mooi plan: gaandeweg zou ik leren om tenderplannen te schrijven. Daarnaast zou ik mijn taalvaardigheden in gaan zetten door plannen te controleren. Dat is een belangrijke laatste fase, want een plan indienen met taalfouten is geen gezicht. Ook al maakt grafisch vormgeefster Shamilla wel van elk plan een plaatje! Wat zij met kleur en illustraties kan is echt bijzonder.
Deze eerste dag viel mij gelijk op hoe informeel iedereen met elkaar omgaat. Er worden grappen gemaakt over de schilderkwaliteiten van de één of over het (on)gezonde eetpatroon van de ander. Voor mij bestond er echt een beeld van commerciële bedrijven als rigide kantoren vol ordners en versleten tapijttegels. Bij House of Tenders is dat absoluut niet het geval. Het kantoor is gevestigd in een prachtig pand vlakbij Lepelenburg (Utrecht), met hoge ramen en houten vloeren. De bureaus functioneren niet als semi-vaste flexplekken, hoewel iedereen uit gewoonte al gauw op dezelfde plaats neerploft. Als er iemand aan de wandel gaat voor drinken, neemt hij of zij gerust voor iedereen mee. En de koffie is lekker, net als de thee.
Kortom, als stagiair kon ik mij vrij gemakkelijk invoegen in de informele cultuur van House of Tenders. Informeel wil niet zeggen dat er niet hard gewerkt wordt, in tegendeel. Men heeft allemaal één of meerdere plannen waar ze aan schrijven, de extra taken buiten beschouwing gelaten. Dat gebeurt veelal in een ritme van 9 tot 5. Toch zit je voor hetzelfde geld opeens met zijn tweeën op kantoor, omdat de rest naar een sessie of afspraak is, of thuis werkt. Hard werken is bij House of Tenders dus een combinatie van flexibiliteit, motivatie en verantwoordelijkheid. Die flexibiliteit zie ik ook terug in mijn begeleiding: voor vragen hoef ik niet alleen mijn begeleidster (Ilse) aan te kijken, maar kan ik bij iedereen terecht.
Ambitie: plannen schrijven en projecten uitdiepen
Om een winnend plan te schrijven, moet je (als team) ambitieus zijn. Een aanbesteding laat zich niet zomaar binnenhalen, daar gaat een hele strategie aan vooraf. Ik leerde hier al gauw hoe veel werk er verzet wordt: de leidraden worden volledig uitgespit, er zijn uitvoerige sessies met de klant, allerlei netwerken worden langs gebeld en de bouw- en constructietekeningen worden nauwkeurig onder de loep genomen. Het gaat over meer dan input en schrijven alleen, er wordt een compleet onderzoek in werking gezet! Daaruit spreekt voor mij ambitie, evenals een gezonde dosis competitie. Ik was daar nog niet eerder mee in aanraking gekomen. Als student bij Geesteswetenschappen houd je je vooral bezig met de sociale en culturele kant van de samenleving, niet zozeer met de commerciële markt. Toch vergt het schrijven van een plan veel analysevaardigheden en daar zijn geesteswetenschappers goed in. Ik merkte al gauw dat ik het ontzettend interessant vind om in een project te duiken en alle (relevante) informatie boven tafel te krijgen. Vervolgens kan je die analyse met taal omzetten tot een overtuigend plan, waarbij je je talige expertise nodig hebt. Ten slotte ben je continu van perspectief aan het wisselen: wat vinden wij belangrijk, wat vindt de klant significant en waar vraagt de aanbestedende partij om? En, hoe schrijf je dat op?
Gedurende 4 à 6 weken is men druk met een plan. Voor iemand met een korte concentratieboog (zoals ik) is dat ideaal. Het werk is heel afwisselend, want elke aanbesteding heeft andere criteria en eisen. Het enige wat overeenkomt is dat de aanbestedende partij meer vraagt dan alleen een financieel plaatje. De inhoud waar je over schrijft is elke keer anders: beveiliging, infrastructuur, horeca, Wmo, bouw en meer. Tijdens mijn eerste week vond ik dat verwarrend. Wat was nu de logica achter een plan? Is er een format? Eigenlijk merkte ik vooral het verschil op tussen de academische schrijfstijl en de commerciële. Na een aantal jaar wist ik inmiddels hoe je een paper, essay of scriptie opbouwt. Ik hoefde niet na te denken over de vorm, die stond immers vast. Bij het schrijven van een tenderplan, draait het meer om de betrokken partijen (opdrachtgever, klant en beoordelaar) en het product. Dat maakt de vorm van een tenderplan heel flexibel, want die factoren zijn bij elk project anders. Ik leerde al gauw dat je goed moet kunnen schakelen tussen de verschillende onderwerpen en personen, maar tegelijkertijd stabiele kwaliteit moet leveren binnen beperkte tijd.
De taak van een stagiair is meer dan koffie halen
Tot nu toe ben ik bij van alles ingezet. ‘Natuurlijk’ hoort daar vooral taal bij: ik heb de content van de nieuwe website doorgelopen en suggesties gegeven om dingen opnieuw te formuleren. Ook heb ik bij meerdere plannen een taaltoets gedaan. Dat is geen echte toets, maar vooral een check. Veel spellingfouten zitten er niet in, dus ik ben vooral bezig met zinnen en frasen herformuleren zodat ze nét wat lekkerder lopen (vind ik zelf). De planschrijver heeft natuurlijk altijd de keuze om de bewerkingen te houden of niet. Hoe je schrijft is immers een kwestie van smaak! Naast dit soort talige klussen ben ik ook mee geweest naar twee klanten. Stiekem was dat een lesje topografie, ik heb vaak géén idee waar bepaalde plaatsen liggen. Zo kwam ik in Waddinxveen terecht. Daar leerde ik allerlei bouwgerelateerde zaken, zoals het verschil tussen plaat- en leidingasbest of de manier waarop kunststofkozijnen vermaakt kunnen worden. Bij een tweede klant leerde ik over puingranulaat en hoe je goed contact onderhoudt met de buurt waar je werkt. Bij één van de plannen mocht ik meeschrijven aan een hoofdstuk. Toen merkte ik hoe belangrijk het is om goed in het project te duiken: je moet alles meenemen, tot in de kleinste details. En je moet het verhaal ook daadwerkelijk overtuigend brengen, wie koopt het anders? Door dat proces van vragen, uitdiepen en opschrijven groeit mijn algemene kennis elke dag. Dat vind ik enorm waardevol! Ik leer nu allerlei facetten van de samenleving kennen waarvan ik het bestaan niet eens wist. Dit was slechts één maand, dus ik ben benieuwd wat ik nog meer ga leren en wie ik nog meer ga ontmoeten. Trouwens, de sessies bij de klant zijn vaak niet alleen productief en afwisselend, maar ook ‘gewoon’ gezellig.
Gerlien Spijkerboer
