Om jouw opdrachtgever te imponeren, moeten jullie het project volledig doorgronden. Laat zien dat jullie de zorgen van de opdrachtgever begrijpen en dat je je onderscheid van de andere inschrijvers. Zij zijn namelijk ook heel goed in wat ze doen.  Maar hoe laat je nu zien dat jullie nog beter zijn?

 

Er zijn verschillende tactieken om een aanbesteding te winnen, maar de onderstaande zaken horen hier in ieder geval niet bij. De tien dingen die je NIET moet doen als je een winnend plan van aanpak wil schrijven.

 

  • 1: Algemeenheden rondstrooien

Om de opdrachtgever te overtuigen dat jullie de beste partij zijn om de opdracht naar behoren uit te voeren, moeten jullie laten zien dat je de zorgen en uitdagingen van de opdrachtgever begrijpt. Hiervoor moeten jullie de details in. Aan algemeenheden als ‘we ontzorgen de opdrachtgever’ en ‘we communiceren met korte lijnen’ heeft geen enkele opdrachtgever iets.

 

  • 2: Niet-SMART taalgebruik toepassen

Door aan te bieden om ‘regelmatig te overleggen’, ‘direct maatregelen te treffen’ en een klacht ‘zo snel mogelijk’ op te lossen, bied je eigenlijk helemaal niets aan. Deze formuleringen geven na gunning veel ruimte om te manoeuvreren, en daar zijn opdrachtgevers allergisch voor. Hoe concreter, hoe beter.

 

  • 3: Te lange lappen tekst

Natuurlijk ben je gebonden aan een maximumaantal pagina’s en wil je zoveel mogelijk informatie kwijt. Alleen, in lange lappen tekst blijft deze informatie minder goed hangen. Gebruik daarom bullets, tussenkopjes en kaders. Zo springt belangrijke informatie er beter uit.

 

  • 4: Antwoorden geven op vragen die niet worden gesteld

Jullie zijn een voorloper in de sector op het gebied van duurzaamheid en hebben de opdrachtgever veel te bieden op dit gebied. Echter, in de leidraad staan alleen de criteria omgevingsmanagement en planning.  Helaas worden zelfs voor de meest innovatieve duurzame oplossingen geen punten toegekend als zij geen relatie hebben tot de gevraagde criteria. Voorkom informatie die geen antwoord geeft op de gevraagde criteria.

 

  • 5: Een plan met taalfouten indienen

Een open deur natuurlijk, maar taalvautjes ogen niet professioneel. Laat het plan van aanpak daarom altijd checken controleren op taal en grammatica door iemand die niet betrokken is bij de inhoud.

 

  • 6: Je concurrent zwart maken

House of Tenders heeft het langs zien komen: ‘in tegenstelling tot concurrent X nemen wij wel de belangen van de omgeving mee.’  Dit wordt niet gewaardeerd door de beoordelaars. Laat je concurrent daarom buiten beschouwing.

 

  • 7: De vormeisen overtreden

Beoordelaars zijn erg strikt met de minimumeisen. Hier horen ook de vormeisen bij. Het zou niet de eerste keer zijn dat een plan aan de kant wordt geschoven wegens een verkeerd lettertype, lettergrootte of de overschrijding van het maximumaantal pagina’s.

 

  • 8: Knippen en plakken

Er kan wel eens veel overlap zitten tussen aanbestedingen. Maak er echter geen knip-en-plak-werkje van. Beoordelaars prikken hier zo doorheen, want net als ieder mens is ook iedere aanbesteding uniek.

 

  • 9: Borstklopperij

Uiteraard hebben jullie belangrijke verdiensten die je maar wat graag wil onderstrepen in een plan van aanpak. Maar, zoals het eeuwenoude cliché luidt ‘resultaten uit het verleden…’  Benadruk daarom niet hoe jullie het nieuwe werk in het verleden hebben gedaan, maar hoe jullie het nieuwe werk gaan aanpakken.

 

  • 10: Te weinig tijd nemen

Een plan van aanpak schrijven kost tijd. Zeker wanneer je het project helemaal wil doorgronden en je wil onderscheiden van de andere inschrijvers. Als je een week van tevoren nog eens moet nagaan wat de criteria ook alweer waren, ben je waarschijnlijk al te laat…