Wat je als cateraar moet weten over aanbestedingen

Trends, kansen en uitdagingen.

‘Wij veranderen elke paar maanden onze formule: afwisselend laten we ons inspireren door Aziatisch streetfood, veganistisch koken en Spaanse houtskoolgrillgerechten.’ Een voorbeeld uit een EMVI-plan waarmee een cateraar inschrijft op een aanbesteding. Passend ook bij de wisselende eetwensen van studenten en overheidsmedewerkers. Overweeg je als cateraar om je in te schrijven op een aanbesteding? House of Tenders zet de trends, kansen en uitdagingen van aanbestedingen voor catering voor je op een rij.

Inhoudsopgave

• Vernieuwing bij catering-aanbesteding
• Trends catering-aanbestedingen
• Gunningscriteria aanbestedingen 2017 – 2018
• Uitdagingen aanbestedingen cateraar
• Ontwikkelingen politiek en wetgeving
• Ervaringen House of Tenders – tips voor inschrijvers
• SLA – Service Level Agreement

Vernieuwing bij catering-aanbesteding

Voor een hogeschool, universiteit, ROC, gemeente of provincie is het contracteren van een nieuwe cateraar vaak een moment om echt iets te veranderen. Kwaliteit en service mogen omhoog. En de komst van een nieuwe cateraar kan samenvallen met de herinrichting van het restaurant.Kwaliteit is niet altijd doorslaggevend in de keuze voor een nieuwe partij in catering-aanbestedingen. (Bron: Marktanalyse Inkoop Catering 2015 – 2016). Een nieuwe aanbesteding is ook een mogelijkheid voor de aanbestedende dienst om te krimpen in budget. Het overgrote deel van de markt is nog steeds in handen van grote contractcateraars. Kleinere cateraars hebben mogelijk meer innovatiekracht waarmee ze kunnen scoren op kwaliteit. Wanneer het over kwaliteit in cateringaanbestedingen gaat, wat betekent dat dan volgens de aanbestedende dienst?

Trends catering-aanbestedingen

Onderwijs- en overheidsinstellingen vinden de wensen van hun studenten en medewerkers belangrijk als het om eten en drinken gaat. Maar een nieuwe cateraar kan ook ondersteunen in  het realiseren van ambities van de organisatie. Welke trends zijn er bij organisaties?

Perspectief van de werkgever / onderwijsaanbieder:

1. In de ideale situatie dragen de cateringfaciliteiten op het werk en in de studie-omgeving bij aan de vitaliteit van medewerkers en studenten. En kunnen zo een goede bijdrage leveren aan een gezond werkklimaat en verbeterde werk- en studieprestaties.
2. De organisatie heeft vaak een duurzaamheidsambitie. Op het moment dat zij de inkoop van voedsel uitbesteden, beoordelen zij hoe duurzaam de cateraar te werk gaat. Van hun kant is dit een mogelijkheid om binnen hun organisatie invloed uit te oefenen op meer duurzame ketens.
3. Ook kan het zo zijn dat goede catering bijdraagt aan binding. Als het fijn is om op een locatie te verblijven, kan dit mogelijk ook weer bijdragen aan het binnen de gestelde tijd succesvol afronden van de studie / verbeterde werkprestaties.
4. Divers aanbod. De organisaties hebben diverse groepen in huis en te gast, uit diverse culturen en met diverse eet- en drinkgewoonten. Iedereen moet iets kunnen nuttigen wat bij zijn persoonlijke voorkeur of studie- en werkmoment past.
5. Wisselen van formules. Een contract wordt afgesloten voor meerdere jaren. Het is handig als de cateraar kan wisselen in formules om zo gelijke tred te houden met de wisselende wensen van de gast.

Deze ambities en wensen zijn dan ook terug te zien in de gunningscriteria in de aanbestedingsleidraad.

Concepten: met een verhaal en lokaal

Cateraars reageren op deze wensen met eigentijdse en innovatieve concepten. We noemen twee recente voorbeelden:

• De cateraar die vanaf 2019 de TU Delft van eten en drinken gaat voorzien, doet dat door goed aan te sluiten op de wensen voor gezond en lekker eten van de studenten en producten met een verhaal aan te bieden. De cateraar bedacht het concept Food for Thought: wat staat voor ambiance en flexibiliteit om na te blijven denken over nieuwe ontwikkelingen, maar ook om thuis eens met andere recepten aan de slag te gaan.
• DICHTBIJ is het nieuwe concept dat de gemeente Leidschendam-Voorburg dit jaar in huis haalde met haar nieuwe cateraar. Het gaat om een concept met een lokaal en verbindend karakter. Er is samenwerking met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en negentig procent van de producten zijn lokaal of duurzaam.

Gunningscriteria aanbestedingen 2017 – 2018

House of Tenders heeft recente catering-aanbestedingen van de afgelopen twee jaar, gepubliceerd op TenderNed bekeken. Zie hieronder twee voorbeelden van de gunningscriteria bij een aanbesteding van een hogeschool en van een gemeente.

Onderwijs

• Duurzaamheid
  Gezondheid & vitaliteit
  Innovatiekracht
  Samenwerking met lokale leveranciers
  Visie op partnerschap

Gemeente

• Flexibel & Eigentijds, passend bij  ‘activiteit gerelateerd werken’
• Transparant. Het verhaal achter het product. Eerlijke benadering van de gast. Maatschappelijke meerwaarde.

De wensen van de aanbestedende partij zijn op basis van een beschrijving van de trends en de twee voorbeelden van gunningscriteria hopelijk inzichtelijker geworden. Hoe kijk je hiernaar als cateraar? Wat zijn de kansen en uitdagingen om op aanbestedingen in te schrijven waar het gaat over dit type wensen en criteria?

Kansen aanbestedingen cateraar

• De werknemer is bereid om meer te besteden aan een product dat zich onderscheidt. Dat heeft niet alleen te maken met het product zelf, maar ook met de omgeving, de presentatie en het personeel. Ook hierin kan de cateraar zich onderscheiden en op innoveren.
• Engagement. Catering kan alle momenten in de werk- / studiedag ondersteunen. Het kantoor is een omgeving waar mensen flexwerken, alleen en samenwerken en brainstormen. Kennis maken gebeurt bij de espressobar, een projectdag krijgt onderbreking van een lunch die wordt genuttigd in weer een ander deel van het kantoor.
• Duurzame oplossingen initiëren en uitvoeren.

Je kunt bijvoorbeeld nadenken over de verduurzaming van de voedselketen of de afvalsstromen. En meegaan in de trend van duurzame inkoop.

Uitdagingen aanbestedingen cateraar

• Onduidelijkheden over financiële aspecten. Hoe groot is het gegarandeerde financiële volume? Dat bedrag staat niet altijd in alle aanbestedingen. Voor de kleinere partij die overweegt zich in te schrijven is dit lastig, omdat het volume mogelijk te groot voor hem is. (Bron: Marktanalyse Inkoop Catering 2015 – 2016).
• Commerciële contracten. Er is sprake van een verschuiving naar meer commerciële contracten. Is dit een kans of een risico voor de cateraar? Eigen verantwoordelijkheid kan innovatie stimuleren. Tegelijk moet het contract van zo’n duur zijn, dat investeringen in bijvoorbeeld duurzame oplossingen kunnen worden terugverdiend. Bron: pianoo.nl
• Partnerschap. Ook wil de aanbestedende partij graag grip op de kosten houden of krijgen, maar ook de tevredenheid van de medewerker of student garanderen. Het is daarom belangrijk dat je als cateraar goed kunt samenwerken met je opdrachtgever. Partnerschap goed weten in te vullen kan daarom een onderdeel van een aanbesteding zijn.
• Ga in op de wensen van de aanbestedende dienst. Omdat de aanbestedende dienst steeds vaker vrij specifiek is in zijn wensen, kom je er niet vanaf met standaardantwoorden. Laat in je inschrijving zien dat je de wensen van de aanbestedende dienst begrijpt en kom met maatwerk.
• Zichtbaarheid als kleine partij. Een groot deel van de markt is in handen van contractcateraars. Maak je als kleine of middelgrote speler kans om deel te nemen aan een aanbesteding?

De inkoopzijde heeft niet altijd kennis van jouw bestaan. Het is dus belangrijk om ook als kleine partij goed zichtbaar te zijn vooraf aan een aanbesteding.

Ontwikkelingen politiek en wetgeving

De gunningscriteria van de aanbestedende diensten ontwikkelen zich. Dat geldt ook voor wetgeving over aanbesteding voor en hoe de politiek aankijkt tegen wat belangrijk is in voeding. Deze ontwikkelingen zullen ook doorwerken in aanbestedingen van (semi)overheidsinstellingen. We noemen er twee

• Code Verantwoordelijk Marktgedrag
  Sinds vier jaar is de cateringbranche hierop aangesloten. Waarom? Catering is een branche met arbeidsintensieve taken, onregelmatige werktijden en veelal laagopgeleid personeel. Aanbestedingen worden vaak uitgezet met prijs als belangrijkste onderscheidend criterium. De Code is in het leven geroepen zodat er meer aandacht uitgaat naar de positie van de werknemers en kwaliteit.

• Minder zout, vet en calorieën in voedsel
  Dat was de bedoeling van het akkoord tussen Minister Schippers en vijf ketenpartijen (Akkoord Verbetering Productsamenstelling, 2014). Omdat deze ontwikkeling niet snel genoeg ging, kwam dit voorjaar het advies voor een nieuw integraal systeem van productverbetering (commissie onder leiding van het RIVM).

Ervaringen House of Tenders – tips voor inschrijvers

House of Tenders heeft verschillende tenders voor aanbestedingen voor catering begeleid. Wij delen onze ervaringen graag met jullie. Consultant Lars Olthof aan het woord:

“In veel aanbestedingen is de rode draad dat het concept aansluit bij de doelgroep, maar ook in de toekomst meebeweegt. De catering wordt voor meerdere jaren aanbesteed, en in die periode kan je aanbod natuurlijk niet onveranderd blijven.”

Ook heeft Lars een paar tips voor kleinere en middelgrote aanbieders om goed voorbereid de aanbesteding in te gaan.

• “Weet wat de wensen van de doelgroep zijn, of probeer daarachter te komen. Belangrijk is dus dat je in staat bent je te ontwikkelen tijdens de looptijd van het contract. Probeer daar ruimte voor in te bouwen in je bedrijfsvoering.”
• En nog een tip: “In een plan van aanpak moet uiteindelijk alles SMART geformuleerd worden, en wordt er gewerkt met KPI’s. Het helpt om na te denken over deze to-the-point-formuleringen.”

SLA – Service level agreement 

Hoe borg je de kwaliteit van de geleverde cateringdienst? Het gaat dan om zowel de kwaliteit van de voeding als de dienstverlening door de cateringmedewerkers. In een cateringovereenkomst kan daarom een Service Level Agreement (SLA) worden opgenomen. De aanbestedende partij definieert meetbare criteria (service levels). De verwachtingen van de aanbestedende partij kunnen hoog zijn, maar moeten ook uitvoerbaar zijn. SLA is alleen succesvol als de klant en cateraar het erover eens worden. Reden dat het een Service Level Agreement heet.

Als inschrijvende cateraar is het de bedoeling dat je concreet – aan de hand van KPI’s – laat zien hoe je omgaat met de kwaliteit. Ook formuleer je wat er gebeurt op het moment dat je de doelstelling niet haalt.

Zie het voorbeeld hieronder:

KPI: Het percentage biologische producten van het totale voedselassortiment neemt jaarlijks met 5% toe.

Omschrijving: Door jaarlijks het aandeel biologische producten te vergroten, dragen we bij aan een gezonde levensstijl van medewerkers.

Hoe we dit aantonen: Er vindt een jaarlijkse externe audit plaats. Die meet hoe we bijdragen aan een gezonde productkeuze. Het rapport delen we binnen een week met de klant.

Actie in het geval we KPI niet halen: Als uit de externe audit blijkt dat we de doelstelling niet halen, maken we binnen twee weken na constatering een verbeterplan.

Vragen?

Heb je vragen over een catering-aanbesteding? Of heb je hulp nodig bij het schrijven van een plan van aanpak (EMVI en BKPV)? Neem dan vrijblijvend contact op.